Confidentialité et utilisation des données

A qui s’adresse notre Politique de confidentialité ?

Notre Politique de confidentialité s’adresse à vous, quel que soit votre lieu de domiciliation, dès lors que vous êtes âgé d'au moins 15 ans et que vous êtes utilisateurs de notre plateforme app.noota.io.

Si vous avez moins de l'âge légal détaillé ci-dessus, vous n’êtes pas autorisé à utiliser nos services sans le consentement préalable et explicite de l’un de vos parents ou du titulaire de l'autorité parentale qui doit nous être adressé par email à l’adresse dpo @ noota.io.

Si vous pensez que nous détenons des données personnelles concernant vos enfants sans y avoir consenti, nous vous invitons à nous contacter à l'adresse dédiée détaillée ci-dessus.

Pourquoi traitons-nous vos données personnelles et sur quel fondement ?

Nous traitons vos données personnelles essentiellement pour les raisons suivantes

‍• Pour utiliser et bénéficier de notre service d’enregistrement de réunions professionnelles, permettant ainsi la production de compte rendu structuré, mais aussi pour bénéficier de toutes les fonctionnalités de la plateforme sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
‍
• Pour assurer la gestion des comptes utilisateurs (ex : création de compte, accès au service et suppression des comptes) sur la base de nos conditions générales d’utilisation.
‍
• Pour rédiger des commentaires libres sur la gestion de vos dossiers sur la base de nos conditions générales d'utilisation.
‍
• Pour échanger avec notre service support via notre messagerie interne sur la base de nos conditions générales d'utilisation.
‍
• Pour recevoir nos emails techniques (ex : modification de mots de passe, etc.) indispensables au bon fonctionnement de notre service sur la base de nos conditions générales d'utilisation.
‍
• Pour faire fonctionner des vidéos afin de vous proposer un service de qualité, sur la base de nos conditions générales d'utilisation.
‍
• Pour garantir et renforcer la sécurité et la qualité de nos services au quotidien (ex : statistiques, sécurité des données, etc.) sur la base des obligations légales pesant sur nous, de nos conditions générales d'utilisation et de notre intérêt légitime à assurer le bon fonctionnement de nos services.

Vos données sont collectées directement auprès de vous dès lors que vous êtes utilisateur de notre plateforme app.noota.io et nous nous engageons à ne traiter vos données que pour les raisons décrites précédemment.

Quelles données personnelles traitons-nous et pour combien de temps ?

Nous avons résumé ci-après les catégories de données personnelles ainsi que leurs durées respectives de conservation :

• Données d’identification professionnelles (ex : nom, prénom, poste, entreprise, etc.) et coordonnées (ex : adresse email et téléphone professionnel, etc.) conservées pendant toute la durée de la fourniture du service à laquelle s'ajoutent les délais de prescriptions légaux qui sont généralement de 5 ans.

• Adresse email pour recevoir nos messages techniques conservée jusqu'à la suppression de votre compte.

• Les données d’enregistrement (voix et images) seront conservées pendant toute la durée d’utilisation du service.

‍• Données de connexion (ex : logs, adresse IP, etc.) conservées pendant une durée de 1 an.

A l'expiration des durées de conservation applicables, la suppression de vos données personnelles est irréversible et nous ne pourrons plus vous les communiquer passé ce délai. Tout au plus, nous pouvons uniquement conserver des données anonymes à des fins de statistiques.

Veuillez également noter qu’en cas de contentieux, nous avons pour obligation de conserver l’intégralité des données vous concernant durant toute la durée de traitement du dossier même après l’expiration de leurs durées de conservation décrites précédemment.

De quels droits disposez-vous pour contrôler l’usage de vos données personnelles ?

La réglementation applicable en matière de protection des données vous octroie des droits spécifiques que vous pouvez exercer, à tout moment et gratuitement, afin de contrôler l’usage que nous faisons de vos données.

‍• Droit d’accès et de copie de vos données personnelles dès lors que cette demande n’est pas en contradiction avec le secret des affaires, la confidentialité, ou encore le secret des correspondances.

‍• Droit de rectification de données personnelles qui seraient erronées, obsolètes ou incomplètes.

‍• Droit de demander l’effacement (“droit à l’oubli”) de vos données personnelles qui ne seraient pas essentielles au bon fonctionnement de nos services.

‍• Droit à la limitation de vos données personnelles qui permet de photographier l’utilisation de vos données en cas de contestation sur la légitimité d’un traitement.

‍• Droit à la portabilité de vos données qui vous permet de récupérer une partie de vos données personnelles afin de les stocker ou les transmettre facilement d’un système d’information à un autre.

‍• Droit de donner des directives sur le sort de vos données en cas de décès soit par votre intermédiaire, soit l’intermédiaire d’un tiers de confiance ou d’un ayant-droit.

Pour qu’une demande soit prise en compte, il est impératif qu’elle soit effectuée directement par vous à l’adresse dpo@noota.io. Toute demande qui n’est pas effectuée de cette manière ne peut pas être traitée.

Les demandes ne peuvent pas émaner d’une autre personne que vous. Nous pouvons donc vous demander la communication d’une preuve d’identité en cas de doute sur l’identité du demandeur.

Nous répondrons à votre demande dans les meilleurs délais avec pour limite un délai  maximum de trois mois à compter de sa réception dans le cas où la demande est techniquement complexe ou si nous recevons de nombreuses demandes au même moment.

Veuillez noter que nous pouvons toujours refuser de répondre à toute demande excessive ou infondée notamment au regard de son caractère répétitif.

Qui peut avoir accès à vos données personnelles ?

Vos données personnelles sont traitées par nos équipes et par nos prestataires techniques dans l'unique but de faire fonctionner notre service.

Nous précisons que nous contrôlons tous nos prestataires techniques avant de les recruter afin de s'assurer qu'ils respectent scrupuleusement les règles applicables en matière de protection des données personnelles.

‍PAR AILLEURS, NOUS VOUS GARANTISSONS QUE NOUS NE TRANSFERONS OU NE VENDONS JAMAIS VOS DONNEES A DES TIERS OU A DES PARTENAIRES COMMERCIAUX.


Google Workspace API
‍
Notre application utilise les informations reçues via les API Google conformément à la Politique d’utilisation des données des services API de Google https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy?hl=fr, y compris les exigences relatives à l’utilisation limitée. Nous affirmons explicitement que les données obtenues par le biais des API Google Workspace ne sont pas utilisées pour développer, améliorer ou entraîner des modèles généraux d’intelligence artificielle (IA) et/ou d’apprentissage automatique (ML). Ces données ne sont ni conservées ni traitées dans le cadre du développement de modèles d’IA/ML non personnalisés, conformément aux exigences mises à jour par Google. Pour plus d’informations sur ces exigences, veuillez consulter la politique de confidentialité de Google.

Vos données personnelles peuvent-elles être transférées en dehors de l'Union européenne ?

Sauf si cela s’avère strictement nécessaire et de manière exceptionnelle, nous ne transférons jamais vos données en dehors de l’Union européenne et vos données sont toujours hébergées sur le sol européen.
En outre, nous faisons notre maximum pour ne recruter que des prestataires hébergeant vos données au sein de l’Union européenne.

Dans le cas où nos prestataires seraient néanmoins amenés à transférer des données personnelles vous concernant en dehors de l’Union européenne, nous veillons scrupuleusement à ce qu’ils mettent en œuvre les garanties appropriées afin d’assurer la confidentialité et la protection de vos données.
Vous êtes responsable de la confidentialité du mot de passe que vous utilisez pour accéder à notre site Web ; nous ne vous demanderons pas votre mot de passe (sauf lorsque vous vous connectez à notre site Web).

Utilisons-nous des cookies lorsque vous naviguez sur notre plateforme ?

Nous vous informons que nous utilisons des cookies lorsque vous naviguez sur notre plateforme. Pour plus d'informations, nous vous invitons à consulter notre Politique cookies.

Qui pouvez-vous contacter pour obtenir plus d’informations sur l'utilisation de vos données personnelles ?

Pour garantir au mieux la protection et l'intégrité de vos données, nous avons officiellement nommé un Délégué à la protection des données (“DPO”) indépendant auprès notre autorité de contrôle.

Comment pouvez-vous contacter la CNIL ?

Our application’s use of information received from Google APIs adheres to the Google API Services User Data Policy https://developers.google.com/terms/api-services-user-data-policy, including the Limited Use requirements. We explicitly affirm that data obtained through Google Workspace APIs is not used to develop, improve, or train generalized Artificial Intelligence (AI) and/or Machine Learning (ML) models. This data is not retained or processed for any non-personalized AI/ML model development, in accordance with Google’s updated policy requirements. For more information on these requirements, please refer to Google’s policy notice.

Contact us

Vous pouvez à tout moment contacter la “Commission nationale de l'informatique et des libertés” ou “CNIL” aux coordonnées suivantes : Service des plaintes de la CNIL, 3 place de Fontenoy – TSA 80751, 75334 Paris Cedex 07 ou par téléphone au 01.53.73.22.22.